Piloter sa reprise de données Salesforce sereinement

By 23/09/2020 septembre 24th, 2020 useradoption
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En quoi ça consiste exactement une reprise de données Salesforce ?

Tout projet CRM nécessite forcément une étape qui consiste à injecter des données dans votre nouvelle application. Que vous ayez déjà un outil ou que ce soit votre première implémentation, il est essentiel de proposer à vos utilisateurs une application Salesforce prête à l’emploi avec leurs données.  

Pourtant, cette étape capitale pour l’adhésion des utilisateurs est souvent minimisée, voire négligée. 

Toutes les tailles de projets sont concernées

Petit ou grand projet, tout le monde est concerné ! Mais il faut rester cohérent, la reprise de données a beau être un projet dans le projet, il doit rester proportionné et ne doit pas grever le budget au détriment de la personnalisation de votre application Salesforce. Il n’est pas étonnant de consacrer plusieurs dizaines de jours à une reprise de données s’il s’agit d’un projet complexe impliquant plusieurs centaines d’utilisateurs et une migration d’outil. En revanche, une TPE ne devrait pas y consacrer plus de 10 jours.  

Alors, on fait comment ?

1. Analysez les données sources pour anticiper

La reprise de données doit être évoquée dès le début du projet et doit permettre d’identifier : 

  • La ou les sources de données, le périmètre et la profondeur de la reprise : quels sont les critères (date de dernière activité, date de dernière modification), quel historique d’activité (2 ans, 3 ans) ? 
  • Les interlocuteurs :  

En interne, une personne doit être désignée responsable de la reprise de données, elle doit parfaitement maîtriser les sources et connaître votre métier pour être capable de prendre des décisions si besoin.  

Côté prestataire, si la reprise de données est complexe et qu’elle nécessite des transformations de données et/ou une bascule d’un outil vers un autre, cette mission sera confiée à un expert intégration qui maîtrise un ETL comme Talend. 

  • Les problématiques à gérer avant de fournir vos données à votre prestataire : nettoyage pour être en conformité avec le RGPD, réassignation à des utilisateurs actifs, … 

 

2. Planifiez pour garantir les délais

Définissez bien les jalons, la reprise de données est bien trop souvent une raison de décalage de planning : 

  • Prévoir un premier jet de données sources pour effectuer les premiers tests. 
  • Définir la date de reprise pour validation et la période de recette. 

Ces jalons sont d’autant plus importants si la reprise de données est une bascule d’application sans interruption de services. 

 

3. Préparez pour fluidifier la reprise de données dans Salesforce

Collaborez avec votre prestataire pour définir une matrice et le mapping : le plus dur sera fait ! 

  • Votre prestataire pourra commencer à travailler quand vous lui aurez fourni les fichiers sources, représentatifs et exhaustifs : le mapping de reprise (correspondance entre votre ancien système et Salesforce) peut être défini et permettra de développer les scripts d’import de données. 
  • Limitez la transformation des données manuellement en amont, c’est source d’erreurs le jour J : les scripts d’import peuvent s’en charger automatiquement. 
  • Privilégiez des sources uniques par entités (un fichier de contacts) : la multitude de fichiers multiplie les problèmes potentiels. 
  • Validez la qualité de vos données : l’application source autorisait peut-être du texte dans les champs numériques ? Salesforce rejettera tout enregistrement non conforme (comme les adresses e-mails mal formattées). 
  • N’oubliez pas de communiquer à vos utilisateurs la stratégie mise en place : ils risquent de perdre des données qu’ils souhaitaient conserver. 

 

4. Validez la reprise de données dans Salesforce pour ajuster en continu

Vous avez tout bien spécifié et votre intégrateur est un pro de la reprise de données, mais cela ne vous affranchit pas d’effectuer une validation en instance de recette : 

  • Votre intégrateur a effectué la reprise de données, a validé, il vous a fourni une synthèse et les fichiers d’erreurs.  
  • Comparez tout d’abord la volumétrie des données sources avec celle que vous retrouvez dans le CRM (attention de bien soustraire les données non importées pour cause de qualité de données). 
  • Définissez un échantillon représentatif et validez pour chaque enregistrement que les données importées correspondent bien aux données sources. 
  • Ajustez et corrigez si besoin, puis recommencez la validation jusqu’à ce que tout soit conforme. 

 

5. Déployez votre application en toute simplicité

Si votre stratégie de reprise de données a bien été respectée, le jour J sera une formalité ! Vous serez sollicité par vos utilisateurs mais grâce à votre communication en amont, vous aurez réponse à tout. 

Collaborez avec votre intégrateur Salesforce…mais restez le seul maître à bord !

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Appuyez-vous sur son expertise et son expérience, multipliez les échanges et automatisez au maximum le processus pour gagner du temps le jour de la reprise en privilégiant l’utilisation d’un ETL comme Talend Open Studio. 

Votre intégrateur sait anticiper pour éviter les écueils et traiter les erreurs générées par Salesforce mais vous devez rester le garant de la qualité de vos données et de votre conformité RGPD (consentement des contacts et gestion des opt-out, suppression de données anciennes…). 

Article rédigé par Joelle Knapen, Cheffe de projet et Team Manager.

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