Les points clés de la gestion du changement dans le cadre d’un projet informatique

By 03/03/2022 mai 11th, 2022 Uncategorized
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Gérer un projet informatique implique bien sûr de s’assurer que la solution livrée réponde aux attentes des clients (internes ou externes). Mais le projet ne sera réellement un succès que si l’on fait en sorte que les futurs utilisateurs s’approprient la nouvelle solution et soient convaincus de sa valeur ajoutée. C’est ce que l’on désigne aujourd’hui comme gestion du changement, ou « change management ».
Revenons sur les points clés de la gestion du changement dans le cadre d’un projet informatique, comme par exemple, la mise en place d’un logiciel ou de sa nouvelle version.
Tout accompagnement au changement commence par un diagnostic

Quels sont les changements majeurs ? qui est concerné ? quels sont les impacts pour les équipes ? Avant toute chose, il est important de commencer par identifier les risques et les freins potentiels dans la mise en œuvre d’un projet.

Cela permet, en outre, de récolter des inputs positifs comme les bénéfices de la nouvelle solution, les gains que l’on peut espérer, avec une attention particulière à porter sur l’amélioration de l’expérience utilisateur.

Il s’agit ici de passer à une approche centrée sur l’humain : une démarche essentielle pour définir la bonne stratégie d’accompagnement et déterminer les leviers à activer.

La question de votre budget, et de vos objectifs, se posera aussi à ce moment-là. Ainsi que le choix de construire, puis mettre en œuvre vous-même ce plan d’action, ou de vous faire accompagner par un ou plusieurs prestataires.

Inutile de choisir entre la communication ascendante et descendante 

La mobilisation des équipes passe nécessairement par une phase d’expression des ressentis, dans le sens bottom-up (des équipes vers la direction). Cette démarche consiste à récolter des informations auprès des futurs utilisateurs, via des ateliers, des interviews, des enquêtes, des outils de conduite du changement…  

Quels que soient les moyens utilisés, ils permettent de façonner la stratégie du changement. De cette manière, il devient possible de cartographier les différentes cibles, et identifier la bonne approche pour préparer et convaincre chacune d’entre elles. 

De même, la communication descendante (top-down) sera incontournable pour partager la vision de l’entreprise et faciliter l’adhésion au projet.  

Celle-ci va se décliner à tous les niveaux (direction, managers, collaborateurs…) et via un dispositif adapté (digital, présentiel, événementiel…) afin que chaque collaborateur soit éclairé et accompagné face aux enjeux du changement. 

 

Mixer la formation et la gamification pour préparer au changement 

Que ce soit sous forme digitale ou présentielle, le levier de la formation est essentiel dans le pilotage du changement. Il exige cependant de faire des choix, face à la multitude de solutions apparues depuis la révolution du e-learning et des méthodes d’apprentissage.  

En effet, il est important de varier les outils et les formats de formations, dans l’optique que chaque collaborateur reçoive une formation adaptée. L’envolée du e-learning permet aujourd’hui d’organiser des formations ‘sur-mesure’ ou des formations ‘just in time’, ce qui renforce la nécessité de bien étudier les besoins des utilisateurs en amont. 

 

La gamification est, quant à elle, devenue un instrument de 1er choix pour créer un cadre propice au changement. Cela revient à s’approprier le changement de façon ludique. Cette option n’est pas réservée au canal digital, et peut s’envisager en individuel ou en équipe. Dans le cadre d’une compétition en équipe, cela fait appel à l’esprit collectif, le sens de la compétition, à travers des jeux de rôle, des serious games… Un processus de gratification pourra, en outre, se montrer efficace comme la remise de badges, médailles, points, ou jauges de progression…  

Intégrer le changement dans le quotidien de l’entreprise 

Il est utile de soutenir les initiatives du terrain et de créer un réseau de relais du changement dans le but de suivre l’adoption, partager les premiers résultats, diffuser les bonnes pratiques et valoriser les champions. Cela permet aussi de prendre en considération les difficultés rencontrées sur le terrain et de les traiter dans le cadre d’un processus d’amélioration continue.  

Par ailleurs, à l’heure de l’organisation apprenante, quoi de plus rassurant pour les collaborateurs de savoir qu’ils ne sont pas « lâchés » après le lancement du projet, et qu’ils peuvent continuer à se former à leur rythme ? Pour cela, on peut s’appuyer sur les nouvelles pratiques d’apprentissage, comme le micro-learning, pour apporter de la légèreté et de la flexibilité aux apprenants. On peut également prévoir des outils collaboratifs, avec lesquels les collaborateurs échangeront sur leurs questions ou difficultés. 

 

En conclusion, la gestion du changement vise avant tout à remettre l’humain au cœur de l’entreprise, pour que chacun se projette et trouve sa place au sein des projets. Une belle opportunité, pour les organisations de donner du sens à leurs collaborateurs, mais aussi de soutenir la dynamique de transformation au quotidien, dans un monde où le changement devient permanent. 

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