L’application Field FootPrint

By 22/03/2020 juin 5th, 2020 nouslestechs
2 minutes de lecture

L’outil qui va vous permettre d’analyser les champs de votre CRM ! 

 

 

Vous êtes-vous déjà demandés s’il existait dans Salesforce, un outil permettant de mesurer et de détecter les champs utilisés dans votre environnement ?
Il semblerait que cette fonctionnalité existe. Elle est assurée par l’application Field FootPrint !

Conçue en 2017 par le Labs de Salesforce, cette application est disponible gratuitement sur l’Appexchange de Salesforce.
Field FootPrint vous permet d’avoir une vue d’ensemble des champs d’objets que vous avez choisi de scanner.

Véritable tableau de bord de performance, Field Foot Print analyse l’usage des champs par objet à travers plusieurs indicateurs qu’ils soient numériques ou graphiques.

Pour accéder à l’application, après l’installation, il vous suffit de vous rendre dans le lanceur d’application et de choisir Field FootPrint.

Une fois sélectionné, vous remarquerez un Tableau de bord sur la page d’accueil de l’outil avec un certain nombre de données liées à l’utilisation de votre CRM et sa data.

 

Pour créer une analyse, rien de plus simple, il suffit de cliquer sur l’onglet « Footprints » et sélectionner « New ».

Vous devrez définir l’objet sur lequel doit-être généré le scan des champs. Par ailleurs, et c’est là, que l’outil devient intéressant, on vous proposera de pouvoir filtrer votre analyse à travers plusieurs conditions associées à des champs.

La graduation du taux d’utilisation des champs est également un élément qu’il est possible de filtrer. Par conséquent, vous pouvez personnaliser les pourcentages les plus bas et les plus hauts sur lesquels portent votre analyse.

Autre avantage de cette application et non des moindres, l’étude de l’utilisation des champs dans des règles de Workflow, des règles de validation et des rapports sont possibles.
En effet, combien de fois nos clients se demandent si leurs champs sont utilisés dans des rapports ?

 

 

En revanche, il est important de noter que seuls les champs personnalisés remontent dans l’analyse et ne sont concernés que les rapports qui ne sont pas dans des dossiers privés.

 

 

Une fois le scan terminé, vous remarquerez qu’un enregistrement a été créé et associé à une vue de liste de l’application où l’on peut voir les données suivantes :

  • Le nom du scan ;
  • Le libellé de l’objet ;
  • L’API Name de l’objet ;
  • la date de l’analyse ;
  • Le total de champs de l’objet ;
  • Le nombre d’enregistrement de l’objet ;
  • Le nombre de type d’enregistrement de l’objet ;

 

 

En vous rendant sur l’enregistrement, il vous sera possible de voir le taux d’utilisation de chaque champs via un graphique.

 

En conclusion, la solution Field FootPrint est pertinente dans le cadre d’une refonte d’objet/projet Salesforce. Au-delà de lire le taux d’utilisation d’un champs, elle permet d’avoir une vision globale du modèle de données de l’objet.

Sa fonction principale reste tout de même, l’optimisation des données du CRM permettant ainsi une meilleure adoption pour les utilisateurs et un gain de performance pour le système.

Pour une solution gratuite, l’application couvre un panel large de fonctionnalités.

Cependant, d’après les commentaires lus sur l’App Exchange et suite à l’erreur que j’ai rencontré durant la génération d’une analyse sur un objet standard d’une instance client, il se peut que l’analyse ne s’effectue pas.
En règle générale, le souci survient sur le scan d’objets personnalisés.
D’après, l’Help de Salesforce il s’agirait soit de Permission set ou de queries qui bloquent la génération du rapport.

J’attire également votre attention sur le fait que la dernière release remonte à 2017. Par conséquent, il faudra s’interroger sur du long terme si la solution sera maintenue par Salesforce.

Pour terminer, j’ai comparé les fonctionnalités de Field Footprint avec une autre application proposée dans l’app exchange, Metazoa (free) et Field FootPrint gère très bien l’analyse et couvre beaucoup d’aspects.

Hormis, le fait que Metazoa permet également de voir les champs par Profiles et permission set, Field Footprint reste un excellent outil d’analyse d’optimisation des champs dans Salesforce.

 

Article rédigé par Rémy Cerisier, consultant CARRENET.

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